Vous avez une réunion à organiser ? Voici nos 6 conseils pour réussir sa réunion !
Conseil n° 1 pour réussir sa réunion: choisir le lieu
Pour définir le lieu de votre réunion plusieurs solutions sont possibles :
- La faire dans l’entreprise, à condition d’avoir une salle de réunion équipée à l’écart des bureaux afin d’éviter un manque de concentration ou d’être dérangés par l’arrivée d’un mail ou d’un appel
- Dans certains cas, il est recommandé (surtout pour une réunion durant minimum 1 jour) de sortir vos collaborateurs du cadre habituel, en vue d’être plus productifs mais également pour les motiver. Ainsi, des centres d’affaires tels que Toulouse Espaces Affaires proposent des salles de réunions dans un cadre professionnel équipées et modulables à la location dès une ½ journée.
Conseil n° 2 pour réussir sa réunion: fixer une date
Au fil des années, un nouveau « mal » a fait son apparition dans le monde de l’entreprise : LA RÉUNIONITE ! Mais qu’est-ce que c’est ?
La réunionite est le fait de faire des réunions trop fréquemment pour un oui ou pour un non. Trop de réunion nuit à la productivité de vos collaborateurs.
C’est pourquoi il est important de choisir la bonne date et la bonne fréquence pour organiser vos réunions. Par exemple, pour vos réunions avec vos commerciaux, privilégiez le début de la semaine afin de définir les objectifs de chacun avant leurs rendez-vous prévus aux 4 coins de la France !
De plus, chaque réunion doit avoir une heure de début et une heure de fin prédéfinies à l’avance pour éviter tout retard dans votre planning !
Conseil n°3 pour réussir sa réunion: sélectionner le public
Bien choisir la cible intéressée par cette réunion pour qu’elle soit productive et interactive. Par exemple: les commerciaux, la direction, les techniciens ou l’ensemble du personnel…
Conseil n°4 pour réussir sa réunion: organiser et plannifier
Une réunion doit être organisée, structurée avec un thème, des points à aborder, des objectifs précis et un ou des supports.
Conseil n°5 pour réussir sa réunion: favoriser les échanges
Prévoir des moments d’interactions, des questions/réponses ou des groupes de travail pour impliquer les participants et rendre la réunion plus vivante.
Ces échanges améliorent le travail d’équipe et le sentiment d’une réunion efficace. Ainsi, à la fin de votre réunion vos participants diront : « on a bien avancé » ou encore « nous avons été productifs aujourd’hui ».
Conseil n° 6 pour réussir sa réunion: conclure
Reprendre les objectifs ou les problématiques soulevés en début de réunion et énumérer les solutions trouvées.
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